Avoir un classement informatique efficace

Vous avez l’impression de perdre trop de temps à chercher des document dans votre serveur ? Quand vous allez dans les dossiers de vos collègues vous ne savez pas où chercher ? Cela est sûrement dû au fait que votre méthode de classement n’est pas assez précise et permet trop de possibilités.

Cette perte de temps peu facilement être évitée en mettant en place un classement informatique qui soit : complet, simple, rationnel et efficace.

Les avantages d’un classement bien structuré

Au sein d’une agence ou d’un groupe, il est primordial de mettre en place une seule et même méthode de classement informatique (aussi appelé plan de classement ou arborescence). Chaque collaborateur doit pouvoir retrouver facilement un document même si ce n’est pas son projet.

👉 Une arborescence informatique doit être :
Uniformisée et commune à tous les collaborateurs, pour améliorer la cohésion d’équipe
Simple et logique, pour faciliter le classement et la recherche de documents
Complète, pour servir de fil conducteur aux Responsables de Programmes et ne laisser aucun doute dans le choix du dossier de destination

👉 Un classement bien structuré permet de :
Faciliter le partage et la circulation de l’information
Gagner en efficacité
– Gagner du temps
dans la recherche de dossiers
– Eviter les erreurs de classement
– Ménager ses nerfs 😉
car il n’y a rien de plus énervant que de perdre son temps à chercher un document

Proposition d’arborescence pour promoteurs immobiliers

Pour être efficace, un plan de classement doit respecter une structure logique tout en étant simple et épuré. Il ne doit pas comporter trop de dossiers et sous-dossiers au risque de devenir illisible et trop complexe.

Je vous propose donc ici une arborescence qui s’adapte à n’importe quel projet de construction de logements réalisé par un promoteur immobilier. Elle est structurée de façon logique et permet de suivre une opération étape après étape. Elle se compose de dossier et de sous-dossiers représentant chacun un niveau d’avancement du projet ou une nature de documents.

Ainsi, chaque élément a une place précise et prédéterminée. Il ne doit pas y avoir de doute quant au dossier de destination d’un élément. Toutefois, si un doublon est possible ou qu’un fichier pourrait être classé à deux endroits différents, pensez à utiliser les raccourcis plutôt que les copier-coller ! Cela permettra de gagner en espace de stockage et d’être sûr de toujours consulter la bonne version du document (puisqu’il n’y en a qu’une).

  • Les dossiers
    Les dossiers d’entrée ou dossiers source, ne doivent pas être trop nombreux (entre 10 et 15). Tout doit pouvoir tenir sur votre écran sans avoir à tourner la mollette. Ainsi, un coup d’œil vous suffit pour naviguer.
  • Les sous-dossiers
    Faites attention à ne pas aller trop loin dans les niveaux de sous-dossiers. Trois ou quatre niveaux (dossier, sous-dossier, sous-sous-dossier) est amplement suffisant, sinon vous risquerez de perdre en lisibilité.

Vous trouverez ci-dessous une proposition d’arborescence. Bien évidemment il n’y a pas de vérité, beaucoup de possibilités s’offrent vous. A vrai dire, la complexité des projets et la multiplicité de nos interlocuteurs rend difficile le classement de nos dossiers.
Cette proposition d’arborescence est donc à adapter à votre structure selon vos besoins et votre mode de fonctionnement.

📢 Gardez en tête que votre plan de classement doit être simple et rationnel pour que n’importe quel collaborateur puisse facilement s’y retrouver.

Mes astuces pour aller plus loin

Bien nommer ses documents

Afin de rendre votre classement plus lisible il est important de bien nommer ses documents.

  • Numérotez les dossiers et sous-dossiers pour qu’ils se classent dans un ordre souhaité (exemple : 01_FONCIER)
  • Datez vos fichiers en utilisant le format AAAA-MM-JJ (norme ISO 8601) pour obtenir un classement chronologique (exemple : 2020-06-07-PlansPRO)
  • Choisissez des mots clefs et utilisez des noms courts
  • Restez homogène dans le nommage (au besoin établissez une charte de nommage)

Utilisez le même classement partout

Afin d’être plus efficace vous pouvez appliquer ce plan de classement à tous vos supports : dossiers papier (classeurs, dossiers suspendus), mails …

Faire le ménage

Enfin, n’oubliez pas de faire du ménage dans vos dossiers ! 🧹
Régulièrement, prenez quelques minutes pour archiver les dossiers qui ne sont plus d’actualité. Les dossiers oubliés et inutilisés peuvent très vite venir polluer votre classement et le rendre illisible. Classez les opérations livrées ou abandonnées. Créez des dossiers d’archivage et supprimez les doublons et les dossiers inutiles (dont vous n’avez pas une obligation de conservation).

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